Willkommen zu unserem Kurs

Hallo. Schieben Sie immer wieder größere Projekte, wichtige Aufgaben oder Pflichten vor sich her? Graut es Ihnen vor einer bestimmten, sehr umfangreichen Arbeit und lassen Sie diese daher besonders lange unerledigt? Dann sind Sie hier genau richtig. Vermutlich hilft Ihnen eine neue Arbeitsplanung, um Großbaustellen wie Steuererklärung, den Jahresbericht für die Firma oder die Planung einer Veranstaltung anzugehen – und abzuhaken. Darum geht es in diesem Kurs. Schon simple Kniffe unterstützen Sie, damit Sie die Dinge wirklich anpacken, statt sie weiter zu vertagen. Sie werden sehen: Das schlechte Gefühl, vor einem unbezwingbaren Berg zu stehen, verschwindet rasch.

Aufschieben bringt nichts

„Aufgeschoben ist nicht aufgehoben“, sagt der Volksmund. Und das stimmt auch. Denn nur, weil wir etwas wieder und wieder vertagen, verschwindet es nicht von der To-do-Liste. Es gesellt sich nur zu den vielen anderen Aufgaben, die am Ende des Tages, der Woche, des Monats, darauf warten, abgehakt zu werden. Meistens kommen wir früher oder später nicht mehr drum rum, loszulegen. Aber dann fühlt sich der Berg, der vor uns liegt, oft schon riesig an.

Natürlich lässt jeder mal etwas eine Weile liegen oder drückt sich vor dem, was mühsam und unangenehm ist. Das ist ganz normal und meistens auch kein Problem. Zu viele und zu große unerledigte Aufgaben werfen aber leicht einen Schatten über uns. Dann plagt das schlechte Gewissen und verfolgt einen manchmal bis in den Traum. Die Folge: Man schläft schlecht, die Stimmung am Tag ist mies, manchem schmerzt gar der Magen.

Schaffen entlastet

Eine Aufgabe abhaken zu können, bringt viele Vorteile – auch für Ihr Wohlbefinden:

1. Getane Arbeit entlastet

   Sie haben nun eine weiße Weste und die unliebsame Aufgabe sitzt Ihnen nicht mehr im Nacken. Was für eine Erleichterung!

2. Konfliktherde gelöscht

   Ewig vertagte Pläne sorgen auch beim Partner, Freunden, der Familie oder am Arbeitsplatz für Missstimmung. Etwas endlich umgesetzt zu haben, kann Konflikte beilegen.

3. Keine Angst mehr

   Umso länger wir warten, desto größer wird die Last des Unerledigten. Das macht Angst - vorm Versagen, Angst zu enttäuschen, vor schlimmen Konsequenzen. Das lähmt – und verhindert, dass wir handeln. Vor dem, was erledigt ist, braucht man keine Angst mehr zu haben.

Das Ziel voraus

Dr. Manfred Oetting

Aufschieben ist oft wie ein Reflex. Gerade bei Pflichten, die einem widerstreben, bei Plänen, die Geduld bedürfen oder Aufgaben, wo klar ist, das ist nicht mit einem Handgriff erledigt: Da lassen wir lieber mal etwas liegen, als es anzugehen. Jeder kennt das. Jeder macht das – ab und an. Ausreden haben wir dafür immer schnell bei der Hand: „Ich habe keine Zeit“, „Mir ist jetzt nicht danach“, „Ich muss erst mal einkaufen und dann Wäsche aufhängen“, „Bevor ich anfange, guck ich noch ein wenig fern, dann geh ich entspannter ans Werk“ oder „Ich koch mir jetzt was Leckeres, schließlich kann ich hungrig nicht denken“. Die Liste könnte man endlos fortsetzen.

Was wir dabei oft aus den Augen verlieren, ist, warum wir eine Aufgabe überhaupt anpacken wollen oder sollen oder müssen. Was ist das große Ziel?

Ein paar Beispiele: Die längst überfällige Präsentation für den Chef könnte eine Beförderung bedeuten. Endlich das Wohnzimmer zu renovieren, verschönert Ihren Lebensraum – und macht die Familie glücklich. Und wer die Steuererklärung abgibt, erhält ja oft auch eine Rückzahlung. Von der könnten Sie sich etwas Schönes gönnen.

Fast immer steht am Ende einer Aufgabe ein Zugewinn. Wäre es nicht schön, diesem Ziel näher zu kommen? Und ist es das nicht wert, die Arbeit endlich auf sich zu nehmen?

Wenn wir uns das klar machen, ist oft der erste Schritt schon getan.

Mit Plan ans Werk

Planung ist alles – vor allem, wenn man eine größere Aufgabe vor sich hat. Die wichtigsten Schritte sind:

• Die Aufgabe in kleine Schritte zerlegen.
• Einen realistischen Zeitplan erstellen.

Aber Achtung: Vertiefen Sie sich nicht so weit in die Planung, dass Sie darüber vergessen, auch wirklich anzufangen! Worauf Sie achten sollten und wie es Ihnen leichter fallen wird, zu beginnen und den Plan umzusetzen, erfahren Sie in den nächsten Schritten.

Die Salami-Taktik: Kleine Häppchen

Die gute Nachricht: Sie müssen nicht alles auf einmal stemmen. Zerlegen Sie ihre Aufgabe in kleine Stücke. Experten sprechen von der Salami-Taktik. Eine Wurst kann man auch nicht im Ganzen verspeisen, sondern nur in mundgerechten Scheiben.

Zerlegen Sie Ihre Aufgabe in Teilschritte. Notieren Sie alles, was auf dem Weg zum Ziel zu tun ist und sortieren Sie, was in welcher Reihenfolge erledigt werden soll.

Ein Beispiel: Die Steuererklärung

1. Unterlagen heraussuchen
2. Unterlagen sortieren
3. Berechnungen
4. persönliche Formulare ausfüllen
5. Formulare für die Firma ausfüllen
6. Formulare für die Familie ausfüllen
7. Nachweise kopieren
8. Steuererklärung abgeben
9. Nachweise einreichen

Fahrplan erstellen

In Häppchen zerteilt, wirkt die mächtige Aufgabe gar nicht mehr so unbezwingbar. Jetzt heißt es, die Arbeitsschritte sinnvoll zu takten und einen realistischen Fahrplan zu erstellen. Folgende Aspekte sollten Sie dabei bedenken:

Arbeitsaufwand schätzen. Wie lange brauchen Sie für einen Aufgabenteil? Viele unterschätzen, welchen Zeitrahmen manche Arbeiten benötigen. Rechnen Sie also auf Ihre Schätzung etwa die Hälfte der Zeit drauf, dann ist es realistisch – und vermittelt weniger Zeitdruck.

Genauen Termin wählen. Die Salami-Taktik funktioniert nur, wenn Sie jeweils einen Zeitpunkt festlegen, wann welche Salami-Scheibe verspeist wird. Sie wissen nun, wie viel Aufwand die einzelnen Schritte benötigen. Notieren Sie, wann das Projekt fertig sein muss – und beschließen Sie davon ausgehend die Termine für die Teilschritte.

Zeitfenster festlegen

Sie wissen nun, welche Schritte Sie gehen müssen, haben überlegt, wie lange das dauert und Termine festgelegt. Jetzt wird es noch konkreter: Notieren Sie möglichst genau, zu welcher Uhrzeit Sie sich der Sache annehmen wollen.

Wenn es eine Aufgabe ist, die zu Ihrer Arbeit gehört, wählen Sie ein Zeitfenster am Vormittag, zum Beispiel „9.30 bis 11.00 Uhr“. Dann kommen Sie nicht in Versuchung, die lästige Pflicht den ganzen Tag vor sich her zu schieben und erst am Nachmittag loszulegen. Denn dann ist die Aufmerksamkeit oft im Keller – und die Motivation ebenfalls. Planen Sie die Arbeit an dem Projekt besser so früh wie möglich ein.

Wenn es eine Aufgabe neben dem Beruf ist, dann können Sie für Wochentagen kurze Arbeitsschritte am Abend planen oder längere an Wochenenden. Ist die Aufgabe langfristig, helfen regelmäßige Termine, also immer am gleichen Tag, zur gleichen Zeit.

Beim Beispiel Steuererklärung könnte das wie folgt aussehen: Alle fünf Tage fleißig sein!

5. März, 20.00-20.30: Unterlagen heraussuchen(Dauer: 30 Minuten)
5. März, 20.30-21.00: Unterlagen sortieren (Dauer: 30 Minuten)
10. März, 20.00-21.00: Berechnungen (Dauer: 60 Minuten)
15. März, 19.00-20.00: persönliche Formulare ausfüllen (Dauer: 60 Minuten)
20. März, 19.00-20.00: Formulare für die Familie ausfüllen (Dauer: 60 Minuten)
25. März, 19.00-20.30: Formulare für die Firma ausfüllen: (Dauer: 90 Minuten)
30. März, 16.00-16:30: Steuererklärung durchsehen und abgeben (Dauer: 30 Minuten)
3. April, 18.00-18.45: Nachweise im Kopierladen kopieren (Dauer: 45 Minuten)
3. April, 18.45-19.00: Nachweise per Post einreichen (Dauer: 15 Minuten)

Dr. Manfred Oetting

Wenn Sie früh vor dem Fertigstellungstermin loslegen, kann es reichen, sich nur alle paar Tage dranzusetzen. Aber wenn Sie die Schritte schneller hintereinander abhaken, müssen Sie sich nicht jedes Mal neu „reindenken“. Beides hat Vorteile. Und wenn Sie gerade Schwung haben und es gut läuft, dürfen Sie natürlich gerne noch einen oder zwei weitere Schritte erledigen. Die Aufteilung in Teilschritte soll Sie nicht bremsen, sie soll nur helfen, reinzukommen.

© sturti, istock.com

Kleine Pausen einlegen

Sie sind jetzt motiviert und wollen richtig ranklotzen. Das ist super, aber vergessen Sie nicht, auch Ruhephasen für Ihren Kopf einzurechnen. Denn viel hilft nicht immer viel. Die Aufmerksamkeitsspanne des Menschen ist nicht endlos lang. Nach etwa anderthalb Stunden nimmt sie ab. Dann sollten Sie auch möglichst kleine Pausen einplanen. Fünf Minuten genügen schon, damit der Akku wieder aufgeladen ist. Wer zu lange hintereinander werkelt, rutscht in ein Denktief, aus dem auch längere Pausen ihn nur schwer heraushelfen.

Belohnen Sie sich

Dr. Manfred Oetting

Gerade wenn wir eine Aufgabe als unangenehm oder lästig empfinden, müssen wir uns dafür erst einmal aufraffen, uns motivieren. Sich selbst nach getaner Arbeit belohnen, ist eine Möglichkeit, den Antrieb zu steigern. Es heißt ja nicht umsonst: „Erst die Arbeit, dann das Vergnügen.“ Überlegen Sie doch mal, was Ihnen Spaß macht, was Ihnen sonst auch nach einem besonders langen Arbeitstag oder stressigen Stunden gut tut. Was gönnen Sie sich dann am liebsten? Diese Schulterklopfer sind wichtig. Damit bedanken Sie sich nachher nicht nur bei sich selbst, sondern geben sich während der Arbeit auch einen Motivationskick

Darauf dürfen Sie sich freuen

Nach erledigter Arbeit haben Sie sich eine Belohnung verdient – nach jedem Teilschritt, aber auch, wenn Sie alles geschafft haben. Die Schulterklopfer sollten nicht alltägliche Dinge, durchweg mit guten Gefühlen verbunden und zeitnah verfügbar sein. Legen Sie die Belohnung vorher fest und gönnen Sie sich diese nur, wenn Sie die dafür nötige Arbeit auch wirklich erledigt haben.

Hier ein paar Ideen für kleine Schulterklopfer:

• Eine besondere Süßigkeit, die Sie sich selten gönnen
• Ein wohltuendes Bad
• Ein Lieblingsgericht zubereiten
• Eine Lieblingsmusik anschalten
• Einen besonderen Film schauen
• Freunde treffen oder mit ihnen telefonieren

Große Schulterklopfer zum vollendeten Projekt:

• Ein Kinoabend mit Popcorn und Getränk
• Ein Restaurantbesuch
• Sich etwas im Kaufhaus gönnen
• Ein Ausflug mit der Familie
• Ein Spieleabend

Endlich beginnen

Die größte Hürde kommt nun erst. Im Planen sind die meisten, die gern mal etwas auf die lange Bank schieben, sehr gut. Sie sind Meister im To-Do-Listen schreiben und Kalender bunt markieren. Doch dann die Pläne umzusetzen, daran hapert es oft.

Die gute Nachricht: Es läuft meist wie geschmiert, wenn man denn endlich mal angefangen hat.

Start-Ritual entwickeln

Unser Gehirn liebt Regelmäßigkeit und immer wiederkehrende Abläufe. Wer in den 5 bis 10 Minuten bevor er sich an einen Teilschritt des Projektes setzt, jedes Mal etwas ganz bestimmtes tut, signalisiert sich und seinem Gehirn: Jetzt geht es gleich los! Das erhöht die Bereitschaft wirklich zu beginnen. Ein paar Ideen für solche Start-Rituale können sein:

• Stifte und Papier bereit legen
• Rechner hochfahren
• Kaffee/Tee kochen und bereitstellen
• Lüften
• Zur Toilette gehen
• Schulterkreisen, Nacken dehnen
• Snacks wie Gemüse-Sticks oder andere leichte Kost bereitstellen

Einige dieser Tipps beugen natürlich auch vor, dass man mitten in der Arbeitsphase einen Vorwand findet, den Arbeitsplatz zu verlassen. Sie sind also doppelt praktisch.

Nur zehn Minuten

Wer sich ganz und gar nicht überwinden kann, trotz strukturiertem Plan die Aufgabe anzupacken, dem hilft vielleicht ein kleiner Kniff: Die Selbstüberlistung. Wer kurz vor Beginn mit der Arbeit denkt „Ich möchte nicht“, „Das schaff ich jetzt nicht“ oder „Danach steht mir gerade gar nicht der Kopf“, der kann folgendes versuchen: Machen Sie sich trotz großer Unlust ans Werk, aber nehmen Sie sich vor, sich nur zehn Minuten dahinter zu klemmen. Mehr nicht. Nur zehn Minuten!

In den meisten Fällen werden Sie nach den zehn Minuten schon derart vertieft sein in die Materien, dass Sie weiterarbeiten werden. Mitunter merken Sie gar nicht, dass die gesetzte Zeit schon um ist.

Achtung: Ablenkung

Endlich sitzen Sie an der Aufgabe, werkeln vor sich hin. Da kündigt das Handy eine neue Nachricht an, da poppt eine neue E-Mail am PC auf oder klingelt das Telefon. Die Ablenkungsmöglichkeiten sind vielfältig, verlockend und oft fatal. Wer viel aufschiebt, neigt dazu, sich schnell ablenken zu lassen. Viele verfallen dem – und schaffen in mehr Zeit deutlich weniger. Sie werden überrascht sein, wie groß die Auswirkungen allein in der Arbeitswelt sind.

Wie leicht lassen wir uns ablenken?

Daher der Tipp: Schalten Sie in Arbeitsphasen die typischen „Gefahrenquellen“ vorher aus, um sich selbst die Chance zu geben, die geplante Arbeitszeit möglichst effektiv und sinnvoll zu nutzen. Legen Sie das Handy also außer Reichweite, stellen Sie es stumm, ebenso das Telefon, wenn möglich. Die Internetverbindung können Sie für die Arbeitszeit kappen oder wenn Sie damit arbeiten müssen, gezielt andere Internetseiten meiden.

Was auch hilft: Wie Sie die Arbeit planen, können Sie auch Zeiten in sozialen Netzwerken und für das Lesen und Beantworten von E-Mails planen. Legen Sie etwa ein Zeitfenster dafür am Morgen und Abend fest, oder immer nachdem eine Arbeitsphase zu Ende geht.

Auf einen Blick

Mit konkreter Planung und ein paar simplen Kniffen bekommen Sie auch überwältigend wirkende Arbeitsberge in den Griff. Den wichtigsten Punkt dabei haben Sie im Kurs kennengelernt: Einen großen Batzen in kleine Teile zu zerlegen. Das ist nun auch Ihre Aufgabe: Zerlegen Sie Ihr Projekt in seine einzelnen Arbeitsschritte.

1. Schritt:

   Was ist Ihre Aufgabe und warum ist sie wichtig und sinnvoll zu erledigen? Schreiben Sie sich Stichpunkte dazu auf. Motivieren Sie sich damit selbst. Sie werden sehen: Wenn eine Aufgabe erst einmal Sinn hat, fällt es leichter, sie anzugehen.

2. Schritt:

   Notieren Sie sich alle einzelnen Handlungen, die für die Erledigung der Aufgabe nötig sind. Müssen Sie etwas vorbereiten? Brauchen Sie Zusatzmaterialien? Müssen Sie Absprachen treffen, Dinge heraussuchen oder besorgen? Zerlegen Sie die Mammut-Aufgabe in ihre Einzelteile. Sortieren Sie die Schritte chronologisch.

3. Schritt:

   Finden Sie einen Termin, zu dem der erste Teil des Planes umgesetzt werden sein sollte – und legen Sie los. Schon haben Sie etwas geschafft, das Ihnen lange schwer fiel: anzufangen.

Wir wünschen Ihnen tatkräftige Tage!